Ideą plebiscytu jest promocja kreatywnych i innowacyjnych jednostek samorządu terytorialnego, a także chęć inspirowania innych samorządów do podejmowania działań na rzecz innowacyjności
– przekonują organizatorzy.
Do udziału w czwartej edycji konkursu, wpłynęły 244 projekty. Miasto Gdańsk zgłosiło dwa (w kategorii dużych miast powyżej 200 tysięcy mieszkańców). Wśród nich znalazł się Podatkowy Robocik, technologiczne rozwiązanie stworzone przez zespół ekspertów z O4B – producenta platformy platformy Przyjazne Deklaracje.
Wyjaśnijmy o co chodzi. Podatkowy Robot to projekt automatyzacji procesów w zakresie podatku od nieruchomości osób fizycznych. “Robot” nie tylko wprowadza informacje podatkowe IN-1 (przesłanej do urzędu drogą elektroniczną) do systemu, ale też generuje decyzję, tworzy sprawę w systemie obiegu dokumentów (EZD) oraz wysyła ją do podatnika. Po odbiorze decyzji „robot” wprowadza UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) do systemu dziedzinowego i uzupełnia w nim datę odbioru decyzji. Co więcej, "robot" sporządza codzienne raporty z postępu swojej pracy i wysyła automatycznie do zainteresowanych osób.
Nadrzędnym celem projektu było usprawnienie doręczania decyzji podatnikom przez zautomatyzowanie czynności kancelaryjno-technicznych związanych z przygotowaniem i wysłaniem decyzji.
Czynności te są pracochłonne i powtarzalne, a ich zautomatyzowanie eliminuje również błędy ludzkie. „Robot” może pracować 24 godziny na dobę, a średni czas wprowadzenia jednej informacji wynosi około 8 minut. Pracownik potrzebuje dwa razy tyle czasu
– mówi Izabela Kuś, Skarbnik Miasta Gdańska.
Dzięki automatyzacji całego procesu, miasto zaoszczędziło nie tylko środki pieniężne wynikające z kosztów wysyłki oraz braku zatrudnienia kolejnych osób. Automatyzacja przełożyła się też na zwiększenie efektywności pracowników, którzy zostali odciążeni od powtarzających się czynności, zyskując tym samym czas na inne zagadnienia podatkowe. Zadowoleni są też podatnicy: decyzje dostarczane są szybciej i skuteczniej, co jest szczególnie istotne dla właścicieli nie mieszkających na stałe w Gdańsku, a miasto, nadążając za trendami, wychodzi naprzeciw tym, którzy preferują elektroniczne formy komunikacji z administracją publiczną.
Gdańsk jest pierwszym miastem w Polsce, które wdrożyło Podatkowego Robota. W 2022 roku wszystkie wpływające drogą elektroniczną informacje IN-1 zostały w pełni obsłużone przez nasze rozwiązanie – łącznie 6034, co daje miesięcznie ponad 500 spraw.
Przypomnijmy, że Gdańsk wdrożył Przyjazne Deklaracje podczas pandemii, umożliwiając tym samym mieszkańcom składanie informacji podatkowych w sposób cyfrowy i bezpieczny (bez wychodzenia z domu).
Widząc, że rozwiązanie przynosi rezultaty, a liczba otrzymywanych w ten sposób wniosków rośnie, narodził się pomysł na kolejne usprawnienia technologiczne od zespołu O4B, czyli Podatkowego Robota.
Nieocenioną wartością było również zaangażowanie „robota” w wysyłkę corocznego wymiaru podatku. Tu rola pracownika merytorycznego polega tylko na wygenerowaniu zbiorczym decyzji przeznaczonych do wysyłki drogą elektroniczną i ich podpisanie, natomiast wszelkie pozostałe czynności wykonuje „robot”
– podsumowuje Izabela Kuś, Skarbnik Miasta Gdańska.